Max Beekhuis

Directeur van Doxis

Expeditie Zwerm neemt de lezer mee langs vier fasen van werk organiseren: analoog, hybride, digitaal en virtueel. Het geeft praktische voorbeelden en aandachtspunten op weg naar een virtuele werkwijze.

Volgens Doxis, dat vooral voor overheidsorganisaties werkt, moeten we mee in de snelle ontwikkelingen van het digitale tijdperk, maar blijven veel organisaties nog ver achter. Max Beekhuis, directeur van Doxis: “In de negentiende en twintigste eeuw ontstond in Nederland de parlementaire democratie met een transparante overheid. Maar die wereld was volstrekt analoog, alles ging op papier.

Digitale innovaties

Eind jaren negentig kwam de digitale innovatie, waarbij papier werd vervangen door e-mail en sociale media. Dat heeft grote impact op het functioneren van de overheid en andere organisaties: oude, analoge uitgangspunten moeten in een digitaal en virtueel jasje. Je bent er echter niet met het overzetten van informatie op papier naar digitaal. Je moet het analoge denken er helemaal uithalen. We moeten nu de techniek voor ons laten werken en dan rijst de vraag hoe we ons werk gaan organiseren.”

Volgens Doxis zijn veel organisaties nog erg hiërarchisch. “Maar je moet alles beschouwen als een project: vakmensen komen bij elkaar, ongeacht van welke organisatie. Zij werken samen als één intelligent informatiesysteem, die je alleen stuurt op resultaat. Nu zie je nog vaak dat afdelingsbelangen belangrijker zijn dan het doel.”

Hybride fase

Genoemde groep vakmensen vormt, volgens de metafoor in de titel van het boek, een zwerm, die na een project weer als een zwerm uit elkaar gaat.
“Veel organisaties zitten nu nog in de hybride fase, terwijl ze zelf vinden dat ze al digitaal zijn. Binnen de organisatie heeft iedereen een emailaccount, een pc, is er een samenwerkingsplatform en zijn er taakapplicaties.

Maar ze slaan hun informatie allemaal ergens anders op, waardoor je nooit zeker weet of je de juiste versie van een document hebt. Het besef dat je als afdeling juist alle informatie op één plek bij elkaar moet hebben, is er nog maar heel sporadisch.

Je kunt paperless werken, de mooiste IT implementeren, maar als mensen nog analoog gedrag vertonen en beleid uitgaat van analoge uitgangspunten, dan ben je nog hybride bezig. Kortom, we doen veel digitaal, maar op het niveau van organiseren en bedrijfscultuur hebben we het nog lang niet voor elkaar.”

Wat is er dan nodig? “In een omgeving waar steeds meer data aanwezig zijn, ligt de oplossing niet in nog meer controle en beheersing. Dat werkt averechts en roept juist nog meer regels en controle op. Gooi alles open. Hiervoor is vertrouwen nodig: vertrouwen in mensen, systemen en de juiste keuzes maken zodat vakmensen doelmatig en rechtmatig kunnen werken.”