De digitalisering neemt een belangrijke rol in binnen onze maatschappij. Nederlanders zijn thuis bijzonder digitaal vaardig. Zo bestellen we online producten en boeken we online reizen. Op werk wordt er echter nog vaak gewerkt met papieren dossiers en verouderde ICT-systemen. We zien dat deze digitalisering een grote invloed heeft op (overheids)organisaties: ze moeten dus veranderen!

Digitaal werken vraagt om verandering

Dit gaat verder dan het werken met een pakket of systeem. Deze digitale hulpmiddelen zijn er slechts om de daadwerkelijke verandering in de praktijk uit te voeren. Digitaal werken vraagt daarom om een aanpassing van gedrag en processen.  

Alleen dán levert dit concrete resultaten op: tevreden klanten, betere (keten)samenwerking en kostenbesparing. Onderstaand is een voorbeeld te lezen van een overheidsorganisatie uit het onderzoek Digitale Transformaties binnen de Overheid van Morgens:

”Wij rusten onze professionals uit met hoog-beveiligde apparatuur, bijvoorbeeld tablets waarmee ze digitaal kunnen werken. Het heeft een hoop geld gekost, maar daardoor zijn alle benodigde dossiers altijd bereikbaar. Maar dan moeten ze het wel gebruiken. Er zijn nog steeds professionals die zeggen ‘de techniek werkt niet’ en deze dan ook in de kast gooien.”

Samenwerken basis voor digitale transformatie

Overheidsorganisaties zijn digitaal aan het transformeren. Wel zien we dat deze ervaringen vaak binnen de eigen organisatie blijven. Dat is zonde, want er valt zoveel van elkaar te leren. Eind 2016 heeft Morgens een onderzoek gedaan naar de succesfactoren voor digitale transformaties binnen de overheid ter bevordering van kennisdeling. Bij het onderzoek zijn dertien uitvoeringsorganisaties binnen de overheid betrokken.

Het onderzoek onderstreept dat een digitale transformatie méér is dan het realiseren van een IT-oplossing. Zo zijn energie, creativiteit en begrip van medewerkers nodig om de veranderingen uit te voeren en ook te laten slagen. Uit het onderzoek zijn een zestal factoren naar voren gekomen die essentieel zijn voor een succesvolle digitale transformatie:

1. Zorg voor commitment van de top

Bestuurders zijn de aanjagers van de digitale transformatie en een cruciaal voorbeeld voor de organisatie. Zij geven richting, creëren enthousiasme en urgentie en ondersteunen hun mensen en de verandering. Zonder hun commitment ontstaat het risico dat de transformatie stilstaat en initiatieven onvoldoende van de grond komen.

2. Bepaal een digitale stip op de horizon

Een digitale stip op de horizon is een belangrijke driver voor de transformatie. Het is belangrijk dat leiders deze stip helder formuleren en digitalisering een plek te geven binnen de organisatiestrategie. Op deze manier ontstaat richting en samenhang. Echter is het formuleren van de stip onvoldoende. Het is van belang dat de strategie wordt omgezet in tactische en operationele doelstellingen en de dagelijkse sturing hierop.

3. Geef de business een leidende rol

Medewerkers zijn vaak het beste bekend met hun eigen processen. Zij weten namelijk tegen welke knelpunten ze aanlopen en waar digitale middelen het proces kunnen ondersteunen.

Medewerkers spelen dan ook een belangrijke rol bij een digitale transformatie. Zonder hun betrokkenheid is de kans groot dat IT-oplossingen links komen te liggen. Medewerkers dienen hierbij over een aantal Future Work Skills: veranderingen in ‘nieuwe vaardigheden’ te beschikken.

4. Investeer in de implementatie

Een goede implementatie draagt bij aan de acceptatie en het gebruiksgemak van digitale producten. Om in te zien hoe de gewenste gedragsveranderingen gerealiseerd moeten worden, zijn goede projectmanagers nodig. 

Medewerkers moeten leren werken met andere systemen en communiceren via ‘nieuwe’ kanalen. Kennis van deze systemen en kanalen (bijv. sociale media) is hiervoor noodzakelijk.

5. Werk iteratief

IT-projecten zijn lastig te plannen door de onzekerheden van het ontwikkelproces. Een stapsgewijze ontwikkelmethode, zoals de Scrummethode, past daarom beter dan de traditionele watervalmethode. Het is belangrijk dat medewerkers met verschillende achtergronden meer over de grenzen van disciplines gaan samenwerken.

Scrum eist veel verantwoordelijkheid van de werkvloer. Dit vraagt om communicatieve vaardigheden en onderling begrip. Scrum eist veel verantwoordelijkheid van de werkvloer. Hierdoor moeten teams en medewerkers eigen werkzaamheden goed plannen, organiseren en initiatief te tonen.

6. Zet de klant centraal

Last but not least, een succesvolle digitale transformatie draagt bij aan een betere klantbelevenis. Om dit te realiseren is het van belang dat medewerkers in gesprek gaan met de klant en aan de slag gaan met het verbeteren van hun processen. Kennis en ervaring met instrumenten zoals klantreizen is noodzakelijk, maar tevens oprechte interesse in de klant behoeften.

Meerwaarde vanuit de techniek

“Tegenwoordig kunnen we alles met techniek, wel is het belangrijk dat deze techniek wordt ingezet zodat de gebruiker daar voordeel uit haalt. We moeten daarom weten wie onze klant is en op welke manier er gebruikt wordt gemaakt van de dienstverlening.” Uit het onderzoek Digitale Transformaties binnen de Overheid, Morgens, 2016.

In praktijk krijgen de zes succesfactoren vorm in het gedrag van teams, medewerkers en hun leidinggevenden. Door deze factoren toe te passen kunnen overheidsorganisaties oplossingen realiseren die meerwaarde leveren voor de individuele klant. Ook kan er een grotere maatschappelijke meerwaarde gerealiseerd worden en hiermee dus het bestaansrecht van de organisatie bestendigen.

Morgens, ervaren in het begeleiden van digitale transformaties

Morgens is een adviesbureau gespecialiseerd in het begeleiden van digitale transformaties. Onze project- en programmamanagers, Scrum-masters en Lean-experts maken sinds 2001 digitale transformaties succesvol. Dit doen we zowel in een adviserende als leidende rol. In de afgelopen jaren hebben we bijgedragen aan verschillende digitale transformaties, zoals het programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) van de Rechtspraak en de landelijke uitrol van het systeem GPS bij het OM.

Nieuwsgierig naar ons onderzoek Digitale Transformaties binnen de Overheid? Download het hier!