Robert Eerhart

Webmaster bij de gemeente Leiden

Een paspoort aanvragen of nagaan hoe een subsidieregeling in elkaar zit? Op de website van de gemeente Leiden gaat dat nu een stuk makkelijker dan voorheen. De gemeente heeft een nieuwe website, die inwoners en ondernemers centraal stelt en waar iedereen, ook mensen met een beperking, kan vinden wat ie zoekt.

“Onze vorige site was al tien jaar oud, stokoud naar de huidige, digitale maatstaven, meent Robert Eerhart, webmaster bij de gemeente. “De oude site was bovendien enorm groot, bevatte 35.000 pagina’s. De site was eigenlijk vooral een zender. De gemeente zette erop wat ze dacht dat de inwoners moesten weten. En elke afdeling zorgde voor haar eigen content. Dat betekent dat er zo’n vijftig redacteuren aan de site werkten.”

Dat moest anders: de dienstverlening moest centraal komen te staan. Dus is een forse opschoonactie gehouden. Het uitgangspunt werd nu: wat publiceren we en is daar vraag naar, waar hebben mensen behoefte aan? Welke van al die 35.000 pagina’s worden er nou daadwerkelijk bezocht? Door de statistieken daarover bij te houden, werd veel duidelijk. “En van daaruit hebben we de belangrijkste taken gefilterd. Zoals paspoorten aanvragen, ophalen van afval, vergunningen etc. Inmiddels is het aantal pagina’s teruggebracht naar 450.”

De gemeente Leiden vroeg de webbouwer een website te bouwen waarbij de gebruikers en hun wensen centraal staan en makkelijk doorzoekbaar is. Het werd TYPO3, een zogenoemd open source contentmanagementsysteem dat bekend staat om zijn veiligheid. Volgens Eerhart is het daarom heel geschikt voor overheden. “Het is een robuust systeem, dat veilig is, niet vastloopt, stabiel en snel is.

Toegankelijkheid

De nieuwe site voldoet inmiddels ook aan de regels van toegankelijkheid en aan de huidige webrichtlijnen, vertelt Eerhart. “Dat betekent dat je aandacht hebt voor bijvoorbeeld taalgebruik. Je moet heldere taal gebruiken, die iedereen begrijpt. We praten dus niet meer over een ‘participatieproces’ maar benoemen daadwerkelijk waar het over gaat.

Dus praten we over een ‘bijeenkomst’ of een ‘bouwproject’. Ook voldoen we aan de wettelijk bepaalde webrichtlijnen. Bijvoorbeeld op het gebied van beeldgebruik. We gebruiken alleen nog beeld dat functioneel is. Vroeger dachten we dat een webpagina met veel plaatjes heel toegankelijk was.

Het uitgangspunt werd nu: wat publiceren we en is daar vraag naar, waar hebben mensen behoefte aan

Maar slechtzienden hebben daar niks aan. Een foto van een wethouder die een lintje doorknipt, zul je bij ons niet meer vinden. Wel een foto van het nieuwe college, zodat je ziet wie de nieuwe bestuurders zijn. En als je schrijft over een nieuw verkeersbord, is het handig als je die ook even laat zien.”
Eerhart noemt ook het voorbeeld van de pdf. Op een gemeentesite staan er heel erg veel van.

“Die pdf’s zijn vaak van heel slechte kwaliteit. Iemand met een beperking kan moeite hebben door zo’n pdf heen te gaan. We gebruiken nu dus zo weinig mogelijk pdf-bestanden. Een formulier in pdf is nu een digitaal formulier geworden. Een pdf van een kaartje is nu een digitaal kaartje geworden.”

Gebruikers praten mee

Maar hoe weet je nu zeker dat wat je hebt bedacht ook echt werkt? Volgens Eerhart zijn er tientallen gebruikerstesten gedaan. Daarbij kwam een mix van inwoners en ondernemers bij ons om een aantal dingen te doen en op te zoeken op de site. “Zo konden wij zien hoe anderen zo’n site eigenlijk gebruiken. En dit blijven we doen, want de site is eigenlijk nooit af, wordt steeds verder doorontwikkeld. Zo schaven we ook steeds verder aan de zoekmachine en kijken hoe en op welke trefwoorden mensen op onze site iets opzoeken.”

De afdelingen, die eerder hun eigen webpagina’s beheerden, zijn nu vervangen door een nieuwe webredactie, die zich uitsluitend bezig houdt met de website. “Dus niet meer vijftig redacteuren, die op vijftig verschillende manieren schrijven, maar eenduidig geschreven content. Teksten op de site worden ook niet allemaal meer bewaard. Alles ouder dan drie maanden, zoals nieuwsberichten, wordt verwijderd. En elk half jaar checken we of de inhoud op de takenpagina’s nog up to date zijn. Zo blijft de vernieuwing een continue proces.”