Een keteninformatiesysteem voor gemeenten dat als ondersteuning dient voor het sociaal domein. Dit systeem, wat in de regio het Digitaal Leefplein wordt genoemd, bestaat uit een aantal verschillende modules. De module declaratieverwerking wordt inmiddels volop gebruikt, maar wat heeft dit de regio tot nu toe opgeleverd? “Wij hebben ons direct na de invoering van de toewijzingsmodule gericht op de module declaratie van het informatiesysteem. Wij wilden dat de toewijzingen voor zorg die door de gemeenten worden gedaan, matchen met de declaraties die ervan binnenkomen”, vertelt Marco van der Spek-Stikkelorum, regionaal inkoopstrateeg bij de regio Gooi & Vechtstreek. In deze functie houdt hij zich bezig met de dienstverlening van de Participatie-, Jeugdwet en Wmo. “Voor de invoering van het ketensysteem moesten gegevens om de declaraties te controleren uit verschillende systemen worden gehaald. Met alle uitdagingen van dien, want een beschikking is iets anders dan de opdrachtverstrekking. Een beschikking kan leiden tot meerdere opdrachtverstrekkingen bij verschillende aanbieders van zorg. Dat maakte het controleren van declaraties tijdrovend en kostbaar.”

Beter inzicht zonder privacygevoelige informatie

De afdeling die de matching van de declaraties afhandelt, heeft dankzij de implementatie van het systeem nu goed inzichtelijk hoe de opdrachttoewijzing eruit ziet en of dit klopt met de declaratie die is ingediend, zonder privacygevoelige informatie in te hoeven zien. Van der Spek: “Er wordt puur gekeken: dit is de aanbieder, dit moet er betaald worden en klopt dit met de opdrachtverstrekking? Wij zien bijvoorbeeld een betaling aan Jeugdzorg, maar hebben geen directe inzage en noodzaak meer in de gegevens van de personen om wie het draait. Het systeem controleert of de declaratie klopt met wat er is afgesproken. Ook is snel inzichtelijk gemaakt waar het mis gaat en wat er dan niet klopt. Er wordt bijvoorbeeld een verkeerde code ingetoetst of er is geen machtiging afgegeven. In het verleden kostte het veel tijd om alles tot op detailniveau uit te zoeken. Nu is het veel sneller en beter terug te koppelen waar de fout zit.”

Bijna geen foutmarge

Ongeveer zeventig procent van de declaraties in het sociaal domein in de regio Gooi & Vechtstreek verloopt nu via deze module. Niet alle declaraties kunnen nog op deze manier worden verwerkt, omdat voorzieningen in het verleden zijn getroffen en daardoor nog niet zijn afgestemd op het systeem, aldus Van der Spek. “Er is bijna geen foutmarge meer. We controleren met het systeem echter nog steeds niet de feitelijke levering van de zorg, maar dat deden wij voorheen ook niet. Wel zijn we nu beter in staat om ook navraag te doen over de feitelijk levering.”

Soepele implementatie

De implementatie van het keteninformatiesysteem ging vrij makkelijk, vervolgt Van der Spek. “Bij elk systeem zijn er altijd dingen waar je tegenaan loopt, bijvoorbeeld de weergave van  rapportage of de onderlinge aansluiting van modules. De één-op-één controles hebben we desalniettemin heel snel uit kunnen voeren en veel declaraties zijn sindsdien vlot uitbetaald. In het eerste half jaar van dit jaar zijn er ruim dertigduizend declaraties in het sociaal domein uitbetaald. Dat was voorheen ondenkbaar. Dat betekent dat het systeem en de infrastructuur goed zijn opgezet, anders zouden we dat aantal nooit halen. We hebben te maken met allerlei verschillende aanbieders, van klein tot groot, en er zijn nagenoeg geen zorgaanbieders die in dit systeem niet mee kunnen. Ook is het systeem daarnaast flexibel, waardoor we goed mee kunnen komen met de landelijke standaarden.”

Onderdeel van efficiencyslag

Het verbeteren van het declaratiesysteem is op zichzelf geen middel, benadrukt Van der Spek tot slot: “Waar we werkelijk verbeterslagen in willen maken is de burger met een hulpvraag goed van dienst zijn. We denken dat de digitaliseringslag bijdraagt aan meer efficiency waardoor er meer overblijft om aan die echte hulpvraag te voldoen. De invoering van het keteninformatiesysteem is een omvangrijk traject waarin we ook andere delen, zoals zorgplannen in onder willen brengen.”