Alle 393 gemeenten in Nederland hebben te maken met een toenemende informatievoorziening en de noodzaak tot beter informatiemanagement. Steeds vaker gaan er stemmen op om kennis te delen met elkaar en ook in de Digitale Agenda 2020 van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) wordt een collectief optreden in dienstverlening en informatiebeleid gepromoot. “De snelheid waarmee gemeenten samen opereren is echter nog niet echt bevredigend. De verschillende architectuur bij gemeenten maakt dat ingewikkeld”, zegt Wim Blok, directeur Publiekszaken, Handhaving en Veiligheid bij de gemeente Leiden.

Delen

Wat evenmin meehelpt is de complexiteit van gemeenten. De drie- tot zeshonderd producten die zij aanbieden hebben ieder hun eigen wet- en regelgeving. “Elke wet heeft daarnaast zijn eigen softwarepakket terwijl de onderliggende processen eigenlijk zeer op elkaar lijken. Er is veel winst te behalen bij het delen van systemen en kennis. Ook interpreteren gemeenten hun autonomie te ruim waar ze juist meer overeenkomsten vertonen dan verschillen”, vindt Schiedams gemeentesecretaris Jan van Ginkel. Vanuit Eindhoven is Joe Stijnen als project-manager actief in de pilot ‘procesverbetering rijbewijzen’, die zich onder meer richt op een betere dienstverlening. “De pilot waaraan onder meer Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Den Bosch deelnemen is een goed voorbeeld van samen innoveren. Er was veel herkenbaarheid over wat gemeenten zoal tegenkomen in processen. Het is slim om best practices vaker te delen.” Ook Maarten Schurink, gemeentesecretaris van de gemeente Utrecht, stelt dat een samenwerkingsinfrastructuur ontbreekt. “Wel werken wij samen met andere gemeenten in de ontwikkeling van een gemeenschappelijke backoffice van sociale diensten. Er ontstaat meer begrip voor de werkwijze van anderen, al kost dat wel tijd en ruimte.”

Big data

Toch kunnen ook geo-informatie, en informatie uit bijvoorbeeld basisregistraties en enquêtes de dienstverlening verbeteren. Voor gemeenten is een dergelijke blik op data relatief nieuw maar de mogelijkheden liggen volgens Van Ginkel voor het oprapen. “In Schiedam onderzoeken we de toepassing van sensoren in afvalcontainers die aangeven hoe vol ze zijn. Zijn ze halfvol dan slaat de vuilniswagen ze over om vervolgens een andere route te kiezen. Dat leidt tot substantiële besparingen.” Data kan ook helpen bij een betere benadering van burgers, voegt Joe Stijnen toe. “Met behulp van informatie weten gemeenten beter wat er speelt en kunnen zij burgers meer betrekken en bijvoorbeeld inspraak organiseren.”
Het gebruik van beschikbare informatie kan het werk van gemeenten zelfs volledig veranderen, meent Schurink. “Zo ontstaat er inzicht in interventies en valt er veel sneller te peilen of deze effect hebben. Is die data open, dan hebben ook andere partijen er baat bij. Informatie van politie, onszelf en glasbedrijven bijvoorbeeld, verschaft inzicht in waar criminaliteit toeneemt. Zo kan daar meteen op worden ingespeeld.”

Informatieveiligheid

Het gebruik van beschikbare informatie lokt vaak een discussie uit over privacy en informatieveiligheid. Een overheid moet betrouwbaar zijn. Is er genoeg vertrouwen in de digitale overheid onder het Nederlandse publiek? “De burger die - geheel terecht - naar een betrouwbare overheid verlangt, is tegelijkertijd zelf de grootste leverancier van internetdata. Ook voor hem ligt er een verantwoordelijkheid in informatieveiligheid”, vindt Van Ginkel. Stijnen ziet vooral de uitdagingen in het dilemma van de dienstverlening die simpeler moet worden, en de hogere verwachtingen van betrouwbaarheid waaraan gemeenten moeten voldoen.
De Rijksoverheid kan hierin een rol spelen, zegt Schurink. “Die zou meer sturend kunnen zijn naar gemeenten toe over informatiebeveiliging, zodat zij meer als één overheid kunnen optreden.” Blok: “Privacy en informatieveiligheid worden soms gezien als rem op vernieuwing. In dat opzicht moeten gemeenten het privacyvraagstuk van een innovatie tegelijkertijd aanpakken, in plaats van ná de ontwikkeling. Daarnaast hebben gemeenten ook een taak in het behoud van data en kunnen zaaksystemen bijdragen aan digitale duurzaamheid.”

Simpeler dienstverlening?

Toch is de dienstverlening van gemeenten de laatste jaren wel verbeterd, menen de heren. Zo kan de burger tegenwoordig digitaal afspraken maken met de gemeente. Op termijn verdwijnen de virtuele schotten tussen overheidslagen, meent Stijnen: “Processen worden meer een keten. Het betekent dat de burger niet elke keer opnieuw voor elk product zijn informatie dient in te voeren, maar dat hij dat één keer doet omdat zijn data wordt uitgewisseld. In onze pilot experimenteren we met een digitale aanvraag voor rijbewijsverlenging. De techniek die hieraan vastzit kent hoge eisen - mede ingegeven doordat rijbewijzen ook identiteitsbewijzen zijn - en dat maakt het ingewikkeld.”

Wisselwerking voor smart government

Gemeenten hebben er met de decentralisaties taken bij gekregen en moeten tegelijkertijd klaar zijn voor de toekomst. Die feiten leiden onder meer tot digitalisering en de noodzaak tot een beter informatiemanagement. “Hiervoor kunnen zij absoluut leren van anderen, al zie ik het niet als eenrichtingsverkeer”, zegt Blok. “Er moet een wisselwerking ontstaan binnen slimme partnerships tussen gemeenten en universiteiten, kennisinstellingen en bedrijven.” Schurink deelt deze mening. “Gemeenten moeten leren van elkaar, maar eveneens van derden. In een stad als Utrecht bestaat enorm veel innovatiekracht. Als je partijen met gemeenten kunt verbinden gaat innoveren gewoonweg veel sneller.” Stijnen meent: “Het is van belang dat gemeenten meer om de tafel gaan met leveranciers in aanbestedingsprocedures.” Verder is het van belang dat gemeenten blijven experimenteren volgens van Ginkel. “Als pilots en projecten hun succes hebben bewezen is het daarna zinvol om deze zo veel mogelijk te collectiveren. Gemeenten hoeven niet het wiel opnieuw uit te vinden, maar kunnen wel op zoek gaan naar een vliegwiel voor innovatie.”

Digitale Agenda 2020

Met de Digitale Agenda 2020 zetten de Vereniging Nederlandse Gemeenten en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten in op een collectieve aanpak voor gemeenten door middel van facilitering van projecten vanuit drie ambities. Te weten: transparant en efficiënt werken, werken als één overheid en standaardiseren en het bieden van lokaal maatwerk waar mogelijk.