Smart Government gaat uit van een samenhangende verandering van de organisatie, het gebruik van technologie en de rol van verschillende stakeholders. Oftewel, het beter benutten van het talent van zowel overheidsprofessionals als burgers en partners en door slim gebruik te maken van de kansen die technologie en (Big) data gaan bieden. Hoe kunnen dit soort successen het beste worden bereikt? “Ten eerste moeten organisaties het talent en de energie van de medewerkers veel beter benutten. Hierbij gaat het erom dat intrinsieke motivatie van medewerkers beter aansluit bij de bedoeling van de organisatie”, vertelt Jaring Hiemstra, oprichter van adviesbureau Hiemstra & De Vries. Door te gedetailleerde functieomschrijvingen en een overvloed aan onderlinge afhankelijkheden wordt dit potentieel verstikt.

Minder hiërarchie en procedures

Jessica Pryce-Jones toont in haar boek Happiness at work op basis van onderzoek aan dat gelukkige mensen bijna vier keer zoveel energie hebben, dubbel zoveel betrokken zijn bij hun werk, de helft meer gemotiveerd zijn en veel beter hun doelen halen dan de groep van ongelukkige medewerkers. Hierin valt nog veel te winnen. Uit een onderzoek van Binnenlands Bestuur bleek onlangs dat een op de tien ambtenaren ‘mentaal afscheid’ heeft genomen van het werk. In de tweede plaats moeten organisaties ‘ontregeld’ worden. Dat betekent minder hiërarchische lagen en minder procedures en geformaliseerde afhankelijkheden. Zo wordt bij de gemeente Zwolle onderzocht of het functiehuis en functieprofielen afgeschaft kunnen worden, omdat deze belemmerend werken als de organisatie wil uitgaan van het talent en de drijfveren van mensen zelf. Maar let wel: modern organiseren vraagt om een heldere identiteit en ethiek, anders wordt een organisatie een speeltuin.

Kennis en ervaring beter benutten

Komende jaren worden informatietechnologie en (Big) data een cruciaal onderdeel van de primaire processen. Hiemstra: “Technologie en (Big) data bieden organisaties kansen om veel gerichter en pro-actiever te werken en kennis en ervaringen van partners en burgers intensief te benutten. Ondanks dat de hoeveelheid informatie toeneemt doordat steeds meer met het internet verbonden is, wordt het overgrote deel van de data niet gebruikt.” Nu blijft ruim 80% van alle verzamelde data onbenut. Er zijn veelbelovende initiatieven, aldus Jaring Hiemstra. “Zo werken verschillende gemeenten veel gerichter doordat ze veiligheidsdata als basis gebruiken voor de inzet.”

Nieuwe mogelijkheden van sociale data

In de tweede plaats opent sociale data nieuwe mogelijkheden. “Door te onderkennen dat partners en burgers essentiële waarde toevoegen aan het oplossen van maatschappelijke opgaven kunnen publieke doelen veel sneller worden bereikt.” Als voorbeeld noemt hij het platform zorgvoorelkaar.com. “Daar komen hele nieuwe groepen op af: 50% van de vrijwilligers is hier bijvoorbeeld jonger dan 40 jaar en zorgvraag en zorgaanbod worden hier digitaal gematcht.” “Experimenteer: begin met oefenen bij opgaven die kansrijk zijn. Er zijn altijd groepen professionals en partners die gretig zijn om iets met Smart Government te willen doen”, besluit Hiemstra. “Schaal successen vervolgens op en stop snel met dat wat niet succesvol is. Het is de enige manier om de kosten van de publieke sector acceptabel te houden en de prestaties te verhogen.”